数字化加工就是把文档实体通过扫描、数码摄像等模式转换方法转化为数字信息，采集到计算机中，同时录入文档的索引条件和属性等信息，同时对影像文件进行图象纠正、去污、去黑边，拼接、裁剪等后续加工，自动加入到相应文档的分类当中：在存储方面，采用了全国领先的图像压缩技术获得了最高的压缩比，可以使用海量存储设备实现在线查询，定期将文档写入光盘塔中实现在线查询；在数据备份方面．可以采用磁带的在线备份，或写入光盘中备份及发布：在利用方面，可通过局域网或广域网来查询的原始图像和信息，定义和保密密级，每页中部分区域的密级等。
数字化加工管理系统是一个灵活的、通用的系统，可以满足不同用户的需求，可以根据用户的不同行业和不同规模有多种配置方案，以最经济，最有效的方式提供完整的数字化的解决方案。
整体数字化加工流程如下图所示:
系统功能特点：
模块化设计，可按用户的需求做系统配置：整个系统采用模块化设计．可以按用户的需求做灵活的配置，构建一个适合用户自身特点的系统。
支持绝大多数的扫描输入设备：整个系统扫描接口采用活动组件，支持一般的通用接口和流行扫描设备的专用接口。
关联识别灵活多样：数字化的文档可采用多种方式与其对应目录进行关联，批量大、图像质量要求高的数据可以选择条码自动识别，批量不大，需逻辑判断的可以使用手工关联。
灵活可定制的加工流程：用户可以定义数字化加工流程，包括人员、工位、加工数量等。
强大的图象处理功能：系统采用了柯达先进的完美页面技术，结合柯达专用的XVCS软件。完成对图片的优化和修改工作，如自动去黑边、纠偏、拆分、拼合、旋转等功能。
多级目录结构，可对内容进行分类：系统提供多级目录结构，并可按用户的需求灵活进行具体内容的分类。
严格的权限管理，确保数据的安全：系统实行系统分级的安全策略，只有系统授权用户才能控制和利用相应的数据，确保数据内容的安全。